Cet article de fond a été fourni par Mel Francis, consultant en DAM, spécialiste de la gestion de l'information et responsable de la réussite client chez Montala.

Que vous travailliez avec un consultant indépendant, que vous recrutiez un spécialiste des achats internes, que vous concluiez un contrat de support avec un fournisseur comprenant des services de conseil personnalisés, ou que vous combiniez les trois, obtenir le soutien approprié pour un nouveau projet de DAM est essentiel à sa réussite. Vous trouverez ci-dessous quelques domaines clés dans lesquels il est particulièrement utile d'envisager un coup de main.

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1. Désignez des « champions DAM »

De quel type de soutien avez-vous besoin aujourd'hui, et comment est-il susceptible d'évoluer ? Il est important de déterminer le type de soutien dont vous avez besoin, et ce qui est disponible dans votre budget, le plus tôt possible. Ne pas bénéficier de l'aide appropriée dès le début peut entraîner toutes sortes de problèmes par la suite, qu'il s'agisse de délais non respectés, de budgets mal tenus, de problèmes de communication ou de non-responsabilisation des personnes concernées pour l'avancement des différentes parties du projet. Le pire de tout est peut-être le risque de se retrouver avec un produit qui ne plaît pas aux utilisateurs et de devoir recommencer à zéro ou effectuer un changement coûteux vers une autre plateforme par la suite. Le bon chef de projet ou « champion du DAM » peut vous aider à prévenir ces problèmes dès le départ.

Nomination d'un membre existant de l'équipe

Tous les projets de DAM ne doivent pas nécessairement démarrer avec une nouvelle recrue ou un consultant externe. En fonction de la taille, de la portée et du budget, pour certaines organisations, il est gérable, voire nécessaire, de demander à un membre de l'équipe existant de diriger le projet. Dans ces cas, l'assistance se fera en grande partie par leur intermédiaire, car ils prendront en charge la configuration de la plateforme et travailleront avec le fournisseur pour superviser la mise en œuvre du début à la fin. La formation et le soutien continu seront également confiés à cette personne, ainsi qu'une maintenance régulière et des évaluations des performances du système pour s'assurer que tout fonctionne bien.

Travailler avec des consultants externes/faire appel à un spécialiste des achats

Les grandes organisations ayant des projets de plus grande envergure sont les plus susceptibles d'avoir besoin d'un soutien à plein temps, ne serait-ce que pour les premiers mois cruciaux. Dans ce cas, un consultant externe et/ou un spécialiste interne des achats peuvent être utiles. Il est toujours important de disposer des bonnes personnes internes au projet, capables de le suivre au-delà de la phase initiale de mise en œuvre.

L'importance d'un gestionnaire de compte dédié

Dans ces deux scénarios, il peut être très utile de faire appel à un consultant DAM dédié travaillant avec le fournisseur que vous avez choisi. La plupart des fournisseurs proposent cette option dans le cadre d'un package de support, mais cela vaut toujours la peine de vérifier au début d'un projet. Une assistance continue de qualité aux fournisseurs vous permettra d'être tenu au courant des derniers développements de la plateforme et de toujours savoir à qui vous adresser pour obtenir de l'aide.

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2. Posez les bonnes questions

Quels problèmes devez-vous résoudre ? Les meilleurs projets commencent par des recherches, et pas seulement en externe autour des systèmes et fonctionnalités du DAM, mais généralement par un travail interne visant à définir les problèmes que le produit doit résoudre. Selon la taille de votre organisation, il peut s'agir d'un projet important en soi, ou il peut être aussi simple que de rédiger une liste de quelques « problèmes » qui vous empêchent de tirer le meilleur parti de vos médias ou qui vous font perdre du temps à cause de longues recherches et de méthodes de duplication.

Dans chaque cas, il est important que les chefs de projet soient familiarisés avec le produit et connaissent les options de configuration disponibles. Tant que les bonnes questions sont posées, le DAM peut être configuré pour y répondre et faciliter la sécurisation, le développement et la diffusion des contenus. Le bon consultant sera en mesure de traduire les idées issues des réunions ad hoc d'une petite équipe en options de configuration viables, tout en tenant compte de longs cas d'utilisation qui ont été soigneusement rédigés des mois à l'avance.

Familiarisez-vous avec les derniers développements

Que vous ayez un processus d'appel d'offres ou d'appel d'offres pour sélectionner un DAM ou que vous ayez déjà choisi un produit, il vaut toujours la peine de lire ce sujet pour vous familiariser avec les dernières plateformes, fonctionnalités et services proposés. Il peut être tentant de laisser les fournisseurs faire tout le travail à ce stade, surtout si vous travaillez déjà directement avec l'un d'entre eux, mais avec les nouvelles fonctionnalités et intégrations qui apportent de nouvelles avancées par rapport à ce qu'un DAM peut faire à tout moment, il vaut toujours la peine de s'abonner aux newsletters du secteur pour rester au courant des derniers développements.

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3. Ne précipitez pas le processus d'intégration

On a parfois tendance à penser qu'au moment d'intégrer un nouveau DAM et de travailler avec le fournisseur que vous avez choisi, vous devriez avoir déjà élaboré tous vos processus internes et savoir exactement ce dont vous avez besoin. La valeur de cette recherche et de cette préparation initiales ne doit pas être sous-estimée, mais ce n'est généralement pas si noir sur blanc que vous savez exactement ce dont vous avez besoin d'un DAM avant d'en avoir un. Cela est particulièrement vrai s'il s'agit du premier DAM que votre organisation utilise, mais il en va de même pour le remplacement d'une plateforme obsolète. Nous espérons que votre responsable de compte fera preuve de flexibilité et sera en mesure de soutenir votre projet au fur et à mesure de son évolution.

Testez pour gagner du temps à l'avenir

De nombreux nouveaux utilisateurs de DAM sous-estiment la valeur des tests. La pression pour que les choses soient opérationnelles peut être élevée, surtout lorsque les budgets sont serrés, mais prendre le temps de travailler avec votre chargé de compte et de tester de nouvelles configurations vous permettra de gagner du temps (et d'obtenir des résultats inattendus !) plus tard. Qu'il s'agisse de téléchargement en masse, de modifications de métadonnées, d'autorisations utilisateur ou de flux de travail avancés, un essai à vide permet non seulement d'éliminer les plis dans la conception, mais constitue également une formation utile : si vos principaux utilisateurs connaissent déjà le fonctionnement d'un processus, ils seront en mesure de transmettre ces connaissances aux autres utilisateurs, de détecter les problèmes ou d'identifier les aspects de la configuration qui pourraient être améliorés au fil du temps.

Restez flexible en ce qui concerne les options de support

Au fur et à mesure de l'évolution du projet, le besoin de soutien changera également. Ce n'est pas toujours prévisible : un consultant « pratique » dédié au début peut avoir besoin de revenir périodiquement pour donner une vue d'ensemble du projet. Vous constaterez peut-être que vous travaillez directement avec votre responsable de compte presque tous les jours au début et que cela se termine naturellement, mais parfois cela peut prendre un certain temps pour démarrer et cela peut même être l'inverse. Il est préférable d'être flexible et ouvert aux types d'aide appropriés au fur et à mesure des besoins.

Il est important de désigner vos chefs de projet le plus tôt possible, mais l'évolution du paysage des utilisateurs aura un impact continu sur le type de soutien nécessaire. Peut-être êtes-vous en train d'ouvrir le système à un plus grand nombre d'utilisateurs ou de services externes et avez-vous besoin d'aide pour définir les bonnes autorisations pour cloisonner un peu plus votre contenu ? Cela nécessiterait l'aide de votre gestionnaire de compte et de tous les utilisateurs internes qui géreront ces nouveaux groupes. Téléchargez-vous beaucoup plus de contenu et avez-vous du mal à suivre le rythme de la gestion des métadonnées ? Il se peut qu'une prise en charge ad hoc de la formulation de mots clés libère vos utilisateurs juste assez pour que tout fonctionne correctement.

Les équipes internes peuvent également avoir différents utilisateurs principaux à différents moments, que ce soit en fonction de projets ou en raison de changements d'organisation et de budget. Pendant ces périodes, il est essentiel de tirer le meilleur parti de tout soutien externe pour assurer une transition en douceur et une formation pertinente.

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4. Procéder à des (ré) évaluations régulières

Faites en sorte que le système fasse le travail d'analyse à votre place

En fonction de la forme, de la taille et des politiques de votre organisation, la recherche des indicateurs pertinents peut être une condition préalable à l'utilisation de nouveaux logiciels, ou cela peut être totalement volontaire. Quoi qu'il en soit, il est essentiel de revoir régulièrement votre système pour en assurer le succès. Tirez le meilleur parti des fonctionnalités de reporting et d'analyse de votre DAM pour obtenir des informations sur des sujets tels que :

Que recherchent les utilisateurs ?

Y a-t-il eu des cas où les recherches n'ont pas donné de résultats ?

Pouvez-vous alimenter votre analyse à l'aide d'autres indicateurs relatifs aux utilisateurs, notamment l'activité globale du système, comme le nombre d'utilisateurs et le temps passé à se connecter ?

Renseignez-vous auprès de votre chargé de compte sur les rapports personnalisés afin de pouvoir consulter les données les plus pertinentes pour vous. C'est encore mieux s'ils peuvent être générés à des intervalles spécifiques et partagés automatiquement avec vous !

Les analyses peuvent mettre en évidence les recherches qui ne donnent que peu ou pas de résultats

Les statistiques personnalisées peuvent fournir des informations sur la manière dont les utilisateurs recherchent des actifs numériques

Une révision périodique du système (mensuelle, trimestrielle ou annuelle) peut être très utile pour s'assurer que votre DAM fonctionne bien pour vous et s'adapte à tout changement organisationnel. Il est particulièrement important de bien réfléchir à chaque flux de travail, prêt à apporter les ajustements nécessaires. Certains processus que vous pensiez essentiels au début du projet risquent de ne plus être utiles.

Parlez à vos utilisateurs pour vérifier s'ils sont satisfaits, et voyez également s'ils créent leurs propres solutions de contournement pour les cas où les choses ne sont pas tout à fait configurées comme ils le devraient. Il peut s'agir de petits schémas, tels que le fait de répéter deux fois une étape lors du partage d'un contenu ou de télécharger une ressource alors que la modification qu'ils souhaitaient apporter aurait pu être apportée dans le DAM. Il se peut que le système soit déjà configuré pour faire ce qu'ils faisaient, il suffit de planifier une session de remise à niveau pour leur rappeler ce qui est possible. La meilleure fonctionnalité ne peut pas être utile si vos utilisateurs n'en ont pas conscience.

À propos de Mel Francis

Mel est responsable du conseil interne, de la mise en œuvre et de la formation pour les utilisateurs du système DAM open source de Montala, Espace de ressources. Elle développe du matériel marketing et pédagogique pour promouvoir les meilleures pratiques dans les secteurs à but non lucratif, des arts et du patrimoine et du commerce.

Vous pouvez communiquer avec Mel via elle profil LinkedIn.

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