Les humains ont un besoin inné d’organiser. Nous catégorisons instinctivement les éléments, distinguant ce qui appartient à un ensemble et ce qui n’y appartient pas. D’un simple coup d’œil, nous identifions des motifs et repérons des incohérences. Nous ne percevons pas seulement une collection aléatoire de lignes : nous voyons un dessin. Nous n’entendons pas seulement des sons dispersés : nous reconnaissons des mots et des phrases.

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Au-delà des formes et du langage, cet instinct s’étend à tous les aspects de notre vie. Nous formons des groupes sociaux en fonction de notre lieu de résidence, de notre apparence, de nos croyances et de nos influences. Nous divisons les connaissances en domaines académiques et en disciplines scientifiques. Même dans notre quotidien, nous créons de l’ordre : nous rangeons les vêtements dans des tiroirs, organisons les aliments par type sur les étagères et classons nos tâches en catégories – travail, courses et projets personnels. Grâce à ces systèmes d’organisation, qu’ils soient grandioses ou banals, nous établissons des cadres qui rendent notre monde plus prévisible et plus facile à comprendre.

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À travers l’histoire, notre besoin d’organiser l’information est devenu de plus en plus sophistiqué. Des catalogues sumériens gravés sur des tablettes antiques au système décimal de Dewey, nous avons constamment développé des méthodes plus complexes pour structurer et accéder aux connaissances. Aujourd’hui, les bibliothèques et les archives utilisent des systèmes structurés et des normes de métadonnées pour garantir une organisation cohérente et un accès fluide à l’information à travers les institutions.

Dans le paysage numérique actuel, les organisations accumulent d’immenses collections d’actifs numériques – images, vidéos, documents, etc. – et s’appuient sur des systèmes de gestion des actifs numériques (DAM) pour organiser et administrer leur contenu. Cependant, contrairement aux bibliothèques et aux archives, la communauté DAM manque de pratiques standardisées. Alors que les plateformes DAM sont nombreuses, les organisations adoptent différentes normes de métadonnées, telles que MODS et XMP, ou créent des taxonomies personnalisées, ce qui entraîne des approches incohérentes selon les secteurs. Cette fragmentation pose d’importants défis en matière d’interopérabilité, de gouvernance des données et de conformité. Bien que certains fournisseurs proposent des bonnes pratiques, les organisations doivent en grande partie élaborer leurs propres stratégies.

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Lorsque j’ai fait la transition de la gestion d’archives et de collections spéciales vers la gestion des actifs numériques, j’ai découvert des systèmes DAM avec des approches uniques – et souvent incohérentes – en matière de métadonnées et de taxonomie. Cela m’a surprise, car contrairement aux générations passées qui ont laissé derrière elles des archives physiques de documents papier, de photographies et de dessins, la plupart des legs des organisations existeront désormais principalement sous forme numérique. En tant que professionnelle travaillant au sein d’un cabinet d’architecture et de design, où notre portefeuille de projets est essentiel pour attirer de nouveaux clients, nos actifs numériques témoignent de notre travail passé et servent de base à nos futurs projets et innovations. Il m’est apparu évident qu’il était essentiel d’élaborer une solide stratégie de gestion des actifs numériques pour réussir.

Notre stratégie repose sur trois piliers fondamentaux :

1. Métadonnées : Établir une Fondation Solide

Nous avons mis en place des schémas de métadonnées standardisés et adopté une approche curatoriale, fixant des normes de qualité rigoureuses pour chaque fichier. Cela inclut l’instauration de conventions de nommage des fichiers robustes, l’application du Dublin Core à la fois au niveau des projets et des fichiers, ainsi que la mise en place d’un système structuré de permissions. Grâce à cette stratégie, nous avons garanti que chaque actif soit correctement classifié, accessible aux bons utilisateurs et protégé par une documentation claire sur les droits d’auteur.

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2. Taxonomie : Concevoir pour l’Utilisabilité

Un DAM n’est efficace que si sa taxonomie est bien conçue. Même avec des outils de recherche alimentés par l’IA, une taxonomie bien structurée reste essentielle. En utilisant un vocabulaire contrôlé centré sur les besoins des utilisateurs, notre approche applique le principe du "moins, c’est mieux". Plutôt que d’utiliser plusieurs termes pour un même concept, nous sélectionnons les termes les plus précis et les plus largement applicables pour garantir la cohérence. Les actifs sont regroupés de manière hiérarchique, créant ainsi une structure logique qui facilite la recherche, le partage et la collaboration.

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3. Politiques : Assurer une Durabilité à Long Terme

Ces initiatives sont soutenues par des politiques et des documents de référence définissant précisément le fonctionnement et les raisons d’être du système :

• Politique de Gouvernance – Détermine les rôles, responsabilités et normes en matière de métadonnées, permissions et maintenance du système.
• Lignes Directrices pour le Développement des Collections – Précisent quels types d’actifs doivent être intégrés au DAM afin d’éviter que celui-ci ne devienne un simple dépôt sans organisation.
• Guides et Matériels de Référence – Facilitent la formation et fournissent aux futurs administrateurs les connaissances nécessaires pour maintenir et faire évoluer le système.

Une Mise à l’Épreuve Majeure

Notre cadre de gestion a été mis à rude épreuve lorsque nous avons fusionné avec un autre grand cabinet de design. L’intégration de milliers d’actifs numériques avec des métadonnées incohérentes dans notre DAM existant, et ce dans des délais serrés, représentait un défi complexe.

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L’engagement des parties prenantes des deux entreprises a été essentiel pour développer une approche unifiée en matière de métadonnées et de catégorisation des actifs. La communication a joué un rôle clé. Ensemble, nous avons mené une analyse approfondie des écarts de métadonnées et standardisé notre taxonomie ainsi que nos protocoles de marquage. Cela a permis d’assurer une cohérence globale, facilitant la recherche, la localisation et l’utilisation de tous les actifs.

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L’intégration réussie a non seulement unifié notre système DAM mais a également transformé la collaboration au sein de la nouvelle organisation fusionnée. L’impact a été immédiat : le nouveau système de catégorisation a réduit le temps de recherche et accéléré la livraison des projets. Plus important encore, il a garanti que nos actifs créatifs restent accessibles et bien organisés, permettant aux équipes de cultiver leur créativité tout en maintenant des normes de marque cohérentes.

Vers un Cadre Universel

Mon objectif est de créer un cadre complet garantissant que nos archives créatives restent organisées et préservées pour les décennies à venir. Toutefois, cette stratégie ne consiste pas à réinventer la roue – elle n’est ni propre à notre entreprise ni exclusive à notre secteur. Alors que je continue à collaborer étroitement avec notre fournisseur DAM, nous nous efforçons d’établir des meilleures pratiques applicables à toute la communauté de l’architecture, de l’ingénierie et de la construction (AEC). Ces enseignements pourraient également être utiles à d’autres secteurs – qu’il s’agisse du juridique, de la santé ou des médias – où des métadonnées claires et cohérentes sont essentielles à l’efficacité et à l’accessibilité à long terme.

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Alors que les archives papier deviennent obsolètes et que peu d’organisations peuvent se permettre d’employer un bibliothécaire ou un gestionnaire DAM dédié, le besoin de pratiques standardisées est plus crucial que jamais.

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En tant que professionnels de ce domaine, nous devons établir des normes plus solides. En le faisant, nous garantirons que l’information reste structurée, accessible et pérenne – bénéficiant à de nombreuses industries au-delà de la nôtre.

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Tout comme les archivistes et bibliothécaires avant nous ont créé des cadres durables pour l’organisation des connaissances, nous devons maintenant bâtir les standards qui préserveront nos patrimoines numériques pour les générations à venir.

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Références

• Dewey Decimal Classification. Wikipedia, Wikimedia Foundation, en.wikipedia.org/wiki/Dewey_Decimal_Classification.
• Drucker, Johanna. “Disrespect des Fonds: Rethinking Arrangement and Description in Born-Digital Archives.” Archive Journal, 18 Oct. 2013, www.archivejournal.net/essays/disrespect-des-fonds-rethinking-arrangement-and-description-in-born-digital-archives.
• Emmanuel, Vivien Oluchi. “History and Development of Libraries.” Anthology in Library and Information Science, ApplauseB Multi-Sectors, June 2020. ResearchGate, www.researchgate.net/publication/371431376_History_and_Development_of_Libraries.
• “Metadata Standards.” Digital Collections Metadata, Fordham University Libraries, 2024, fordham.libguides.com/c.php?g=937873&p=6759153.
• Mattson, Mark P. “Superior Pattern Processing Is the Essence of the Evolved Human Brain.” Frontiers in Neuroscience, vol. 8, no. 265, Aug. 2014, doi:10.3389/fnins.2014.00265.

À propos de Caroline Donadio

Caroline est une gestionnaire expérimentée des actifs numériques et archiviste, avec plus de dix ans d’expérience dans la gestion et l’optimisation de collections physiques et numériques. Passionnée par l’accessibilité et les meilleures pratiques, elle se spécialise dans la mise en place de programmes et la mise en œuvre de systèmes à partir de zéro. Caroline excelle dans l’établissement de politiques et de normes, le développement de taxonomies et l’amélioration des métadonnées pour optimiser l’expérience utilisateur et la gestion efficace des actifs.

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