Cet article de fond a été aimablement contribué par Sophie Bishop, chef d'équipe chargée de la réussite client chez un fournisseur de solutions DAM Relais d'images.

Une excellente plateforme DAM permet aux entreprises de fonctionner presque instantanément de manière plus efficace, de mieux maintenir la cohérence de la marque et de déployer du contenu numérique rapidement et en toute confiance sur tous les canaux.

Mais d'abord : la mise en œuvre. Les grands avantages d'un DAM moderne seulement arrivent si les processus d'adoption par les utilisateurs réussissent. Comme tous ceux qui occupent des postes informatiques le savent, il peut être assez difficile d'amener les utilisateurs (employés, partenaires, etc.) à adopter un nouveau logiciel. En fait, c'est tellement difficile que 70 % des efforts d'adoption de logiciels d'entreprise échouent. Le principal obstacle à la gestion du changement qui fait échouer la plupart des transformations technologiques est l'adoption par les utilisateurs. Les employés et les autres utilisateurs finaux n'accepteront tout simplement pas les outils et les flux de travail qui ne leur facilitent pas facilement et clairement la vie. Si une plateforme DAM n'est pas simple et intuitive, les employés n'hésiteront pas à revenir à un ancien outil, à inventer leur propre solution de contournement ou, enfin, à se plaindre.

Ce besoin de simplicité peut être en contradiction avec les étapes initiales de la mise en place d'un DAM, qui peut être un processus complexe et accablant. Mais ne crains rien. Une stratégie d'adoption par les utilisateurs et un processus de mise en œuvre réfléchis sont nécessaires pour gérer la myriade de ressources et de métadonnées qui confèrent à un DAM sa valeur, tout en veillant à ce que le DAM permette aux utilisateurs finaux de réaliser cette valeur le plus facilement possible. Ci-dessous, je vais parler de quelques moyens d'y parvenir.

Renforcez les expériences DAM préférées des utilisateurs

Du point de vue de l'adoption par les utilisateurs, le pire des scénarios serait qu'un employé se connecte au DAM et se demande : « Alors... que dois-je faire maintenant ? » L'expérience utilisateur doit être absolument simple et inclure un point de départ clair, qu'il s'agisse d'une barre de recherche pour effectuer une recherche par mot clé, d'outils pour affiner cette recherche ou d'une structure de dossiers claire pour naviguer.

Il est intéressant de noter que les tests effectués par les utilisateurs du DAM montrent qu'un tiers des utilisateurs préfèrent effectuer des recherches uniquement par mots-clés, un autre tiers préfèrent effectuer des recherches avec des mots clés puis utiliser un panneau d'affinement, et l'autre tiers n'est pas satisfait s'ils n'ont pas de dossiers à parcourir. Cela montre pourquoi fournir aux utilisateurs du DAM voies multiples trouver les actifs dont ils ont besoin est crucial pour l'adoption par les utilisateurs. La prise en charge d'un large éventail de préférences utilisateur garantit une assistance utilisateur étendue.

Respectez les délais d'intégration du DAM

Alors que la mise en œuvre d'un DAM prend en moyenne environ 90 jours, les délais imprécis ou périmés sont trop courants pour certaines organisations. Le manque de priorités, le manque de concentration et le fait d'essayer d'en faire trop à la fois entraînent souvent des retards. L'essentiel du travail d'introduction d'un DAM consiste à ajouter toutes les données et métadonnées qui permettent au DAM de trouver rapidement les bons actifs. Investir le temps nécessaire pour ajouter correctement ces données rapporte d'énormes dividendes en termes d'efficacité et de précision des employés par la suite, et ouvre la voie à des expériences positives et à une adoption rapide par les utilisateurs.

Les entreprises devront relever divers défis pour consacrer des ressources à l'intégration et à la mise en place d'un DAM. Une grande entreprise peut disposer de vastes quantités de données à intégrer au DAM, mais également être en mesure de consacrer entièrement un employé à sa gestion. Cependant, les employés des petites ou moyennes entreprises sont souvent chargés d'essayer de s'intégrer à la mise en œuvre d'un DAM tout en remplissant de nombreux autres rôles.

Pour les organisations en difficulté, la définition d'objectifs spécifiques réalisables et la mise en œuvre du DAM pour un cas d'utilisation à la fois sont les meilleures pratiques que je recommande. Par exemple, les administrateurs peuvent réserver une demi-journée une fois par semaine pour le téléchargement des données DAM. Ils pourraient télécharger toutes les photographies de 2024 et 2023 et déployer le DAM avec les données pertinentes dont les équipes ont besoin pour les projets en cours, puis compléter les données existantes sur une plus longue période.

Offrez une formation suffisante à l'adoption par les utilisateurs

La formation à l'adoption par les utilisateurs est un élément crucial de toute mise en œuvre réussie d'un DAM. Tirez parti des sessions de formation destinées aux nouveaux utilisateurs pour vous assurer que tous ceux qui utiliseront le DAM connaissent les fonctionnalités de la plateforme et sont à l'aise avec l'outil de la manière qui leur convient le mieux. Les sessions de formation peuvent prendre la forme de webinaires en direct ou de vidéos et de documents disponibles dans la bibliothèque DAM qui incluent des instructions claires pour l'utilisateur.

Si le DAM est aussi intuitif et prêt à offrir des expériences fluides qu'il le devrait, les utilisateurs auront simplement besoin de quelques informations sur la manière de se connecter, de rechercher, de parcourir, de télécharger des ressources, de partager des collections et d'obtenir de l'aide s'ils en ont besoin. Les administrateurs du DAM et ceux qui disposent d'autorisations de téléchargement devraient suivre une formation distincte afin de s'assurer qu'ils peuvent accomplir leurs tâches rapidement et correctement.

Maintenir l'organisation du DAM

Favoriser l'adoption initiale par les utilisateurs du DAM et, surtout,continuant des niveaux d'utilisation élevés dépendent de la facilité de recherche des actifs et de la propreté des dossiers et des résultats de recherche des utilisateurs. Un DAM n'est pas un outil aléatoire : il doit être entretenu. Si les administrateurs laissent les données DAM devenir moins propres et organisées, les utilisateurs seront moins susceptibles de les utiliser car ils ne trouvent pas ce dont ils ont besoin.

Les organisations doivent désigner une personne de référence chargée de maintenir la qualité des données et de l'accès au sein du DAM. Les administrateurs doivent également utiliser les autorisations DAM pour s'assurer que les utilisateurs voient les résultats correspondant à leur rôle au sein de l'organisation, et non les ressources ou les contenus existants auxquels ils n'ont jamais besoin d'accéder.

Créez un DAM durable que les utilisateurs adorent (réellement)

En fin de compte, les utilisateurs du DAM et les organisations fournissant ces outils ont les mêmes objectifs : ils veulent simplement un système qui fonctionne. Bien que l'adoption initiale par les utilisateurs et le maintien de cet enthousiasme constituent un défi complexe, de nombreuses entreprises utilisent avec succès (et évoluent parallèlement) le même DAM depuis de très nombreuses années. Tant que les organisations fournissent un flux de travail DAM cohérent et fluide, résolvent les problèmes d'intégration, proposent une formation efficace et conservent des données propres et mises à jour, elles garantiront l'adoption initiale du DAM et engagement continu.

À propos de Sophy Bishop

Sophy Bishop est bibliothécaire DAM et chef d'équipe chargée de la réussite des clients chez Relais d'images, dont les clients utilisent sa technologie pour stocker, accéder et partager des informations sur les produits et des actifs numériques. Avant de rejoindre Image Relay en 2019, Sophy a occupé des postes de gestion de contenu et de production à la Tufts University School of Dental Medicine et à America's Test Kitchen.

Vous pouvez communiquer avec Sophy via elle profil LinkedIn.

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